Finances de l'équipe et frais partagés

Créer l'équipe et inviter les membres

Dans Mes équipes, touchez Créer une équipe, tapez le Nom de l'équipe, puis Créer. Vous devenez le Banquier de l'équipe.

Pour ajouter un coéquipier, ouvrez l'écran Membres (ou la carte Membres des Paramètres, réservés au banquier) et touchez Ajouter un membre. Entrez son Nom et son Courriel, et choisissez son Statut : Régulier, Remplaçant ou 5e joueur. Une invitation part aussitôt à cette adresse. La personne s'inscrit ou se connecte avec cette même adresse : son compte est alors relié à sa fiche, avec son historique. Dans l'écran Membres, la ligne d'un membre qui n'a pas encore de compte offre Inviter (ou Renvoyer) pour envoyer une nouvelle invitation, et le menu Actions (⋯) propose Modifier, Révoquer l'invitation et Retirer : retirer désactive le membre sans effacer son solde (un membre retiré se réactive avec Réactiver).

Sous le choix du Statut, une aide dit ce que le statut laisse voir : « Voit toute l'équipe. » pour Régulier et 5e joueur; pour Remplaçant, « Voit seulement les événements où on l'ajoute, leurs transactions et son propre solde. Ne voit pas la banque ni les soldes des autres membres. »

Ce que voit un remplaçant

Un membre au statut Remplaçant ne voit pas toute l'équipe. L'équipe ne lui montre que :

• les événements où le banquier l'a ajouté (voir Calendrier et disponibilités), avec toutes les transactions de ces événements : coûts, frais partagés, bourses et parts de bourse versées;
• ses propres lignes ailleurs : ses avances, les frais partagés qu'il a payés ou dont il porte une part, ses règlements;
• son propre solde, dans une seule tuile : La banque vous doit (ou Vous devez à la banque), sans les tuiles de la banque ni le tableau Soldes des membres.

L'écran Membres lui montre les noms et les statuts, sans montants; sa propre ligne ouvre sa fiche. Carnet, Parcours et Paramètres ne lui sont pas offerts.

Un remplaçant est en lecture seule : il n'a pas le bouton Ajouter une transaction, ne corrige et n'annule aucune transaction (le détail d'une transaction dit « Réservé au banquier ») et n'enregistre aucun règlement de frais partagés. Il garde Ma disponibilité et son abonnement au calendrier. Quand le banquier lui verse une part de bourse pour un de ses événements (voir plus bas), il la lit dans ses transactions; son solde La banque vous doit ne change pas. Sous la carte Frais partagés, la phrase « Le règlement est enregistré par votre coéquipier ou le banquier. » rappelle qui enregistre un règlement qui le concerne.

Le 5e joueur continue de voir toute l'équipe et peut écrire comme un membre régulier. Ces limites sont appliquées par la base de données, pas seulement par l'affichage. Dans une dépense partagée liée à un événement, les remplaçants qui n'y sont pas ajoutés ne sont plus proposés.

Lire l'Aperçu

L'Aperçu résume le compte. Trois ou quatre tuiles :

• Dans le Compte d'équipe : l'argent réellement en banque;
• Dû aux membres : les avances pas encore remboursées, avec le nombre de membres concernés;
• Détenu par les membres : l'argent de l'équipe qu'un membre a encaissé et pas encore remis (tuile affichée seulement s'il y en a);
• Position nette : l'état du compte une fois les avances remboursées et l'argent détenu remis.

En dessous, la carte Frais partagés (voir plus bas), le tableau Soldes des membres (ce que chacun a avancé, s'est fait rembourser, a cotisé, et ce que la banque lui doit), les événements et les cinq dernières transactions. Exporter en PDF ouvre l'impression du navigateur : choisissez d'enregistrer en PDF.

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1. 1L'argent réellement dans le Compte d'équipe.
2. 2La position nette, une fois les avances remboursées.
3. 3Le bouton Ajouter une transaction.
4. 4Ce que vous avez payé, votre part et ce que l'on vous doit ou ce que vous devez.
5. 5Régler une dette entre deux membres.

Ajouter une transaction

Touchez Ajouter une transaction (dans l'Aperçu ou dans Transactions) et choisissez le Type :

Un remplaçant ne saisit aucun de ces types.

Une Dépense ou un Revenu demande une Date, un Montant, une Catégorie et une Description; l'Événement est facultatif (Aucun (frais général)). Pour un Virement vers un membre, cochez les Avances non remboursées à régler : le montant est la somme des avances choisies (une avance se rembourse en entier). Pour un virement vers le Compte d'équipe, entrez le montant; le payeur doit détenir au moins cette somme (« Détient actuellement : … »), sinon l'application répond d'utiliser Cotisation pour un apport.

Verser une part de bourse

Une Part de bourse est une somme que la banque verse à un remplaçant ou au 5e joueur, par exemple une part de l'excédent d'une bourse. L'application ne calcule rien : chaque équipe partage une bourse à sa façon, et le banquier entre le montant final (par exemple : bourse de 2 000 $, moins l'hébergement de 600 $ et l'inscription de 800 $, laisse 600 $ d'excédent, dont 20 % font 120 $).

Dans Ajouter une transaction, choisissez le type Part de bourse (offert seulement si l'équipe a un remplaçant ou un 5e joueur actif), puis remplissez :

• Versée à : un remplaçant ou le 5e joueur, actifs seulement;
• Montant et Date;
• Événement, obligatoire : pour un remplaçant, la liste ne contient que les événements où il est ajouté; le 5e joueur peut recevoir une part pour n'importe quel événement. La liste se refait quand vous changez Versée à;
• Description et Note, facultatives : la note peut garder le calcul.

Un encadré se met à jour pendant la saisie : « La banque verse 120,00 $ à Patrick Ouellet. Le montant sort du compte d'équipe; ce n'est pas une dette. » La part sort du Compte d'équipe (montant en rouge avec le signe moins, comme une dépense payée par le compte) et elle est comptée à part du solde du remplaçant : ce n'est pas un remboursement d'avance. Le banquier peut la Modifier (le bénéficiaire ne change pas) ou Annuler la transaction avec un motif. Les parts déjà enregistrées portent aussi le nom Part de bourse.

Partager des frais entre les membres présents

Dans une Dépense Payé par un membre, le champ Assumée par offre Compte d'équipe ou Partagée. Choisissez Partagée :

1. Choisissez l'Événement : les membres qui ont répondu Absent à cet événement sont décochés et marqués Absent. Sans événement, tous les membres actifs sont cochés.
2. Ajustez la liste Partagée entre : l'aperçu montre la part de chacun (« Parts égales : 3 × 30,00 $ = 90,00 $ »). Quand le montant ne se divise pas exactement, les cents qui restent vont au payeur s'il est coché, sinon un cent chacun aux premiers membres cochés par ordre alphabétique; le serveur refait toujours le calcul, et le montant doit valoir au moins 1 cent par membre coché.
3. Touchez Ajouter. L'encadré rappelle que le Compte d'équipe ne paie pas cette dépense.

La carte Frais partagés de l'Aperçu (marquée Hors compte d'équipe) apparaît dès qu'une dépense partagée non annulée existe. Le bloc du haut dit Vous avez payé, Votre part, puis On vous doit ou Vous devez. Dessous, les dettes sont nettes par paire : « Marc Lavoie doit 74,00 $ à Claire Fortin » regroupe tout ce que ces deux personnes se doivent; touchez la ligne pour voir le détail. Le menu Tous les événements limite la carte à un événement, mais les règlements ne se font que sur la vue complète.

Régler ouvre « Régler une dette » : montant (plafonné à la dette; un montant plus petit est un règlement partiel), date, note. Le débiteur ou le créancier peut régler, sauf un remplaçant, qui n'enregistre aucun règlement : son coéquipier ou le banquier le fait pour lui. Le banquier peut régler quand l'une des deux personnes est un remplaçant, ou quand aucune des deux n'a de compte; entre deux membres qui ont un compte, ce sont eux qui règlent. Le paiement se fait entre les deux personnes : il réduit la dette sans toucher au Compte d'équipe.

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1. 1Le membre qui a payé.
2. 2Compte d'équipe ou Partagée.
3. 3Les membres qui se partagent la dépense, avec leur part.
4. 4Ce que chacun devra au payeur.

Corriger ou annuler une transaction

Touchez une transaction pour l'ouvrir : sa date, son auteur, son historique et, selon vos droits, les boutons Modifier et Annuler la transaction. L'annulation demande un motif et ne supprime rien : la ligne reste dans la liste, marquée Annulée.

• Le banquier corrige tout. Un membre corrige ses propres avances, ses propres revenus encaissés, les dépenses partagées qu'il a payées et les virements entre membres dont il fait partie; un message l'avertit sinon (« Vous ne pouvez corriger que vos propres écritures » ou « Réservé au banquier »). Un remplaçant ne corrige ni n'annule rien : « Réservé au banquier ».
• Dans Paramètres, la carte Réglages offre Les membres peuvent corriger les écritures des autres membres (dépenses, revenus et virements entre membres seulement).
• Une avance déjà réglée par un virement ne se modifie pas : annulez d'abord le virement. Un virement ne change que sa date, sa description et sa note. Le payeur d'une dépense partagée ne change pas : annulez la dépense et recréez-la.

Paramètres du banquier et état des comptes à partager

Dans Paramètres (banquier seulement) :

• Équipe : le nom, le club d'attache (voir Carnet et parcours), le Solde d'ouverture (avec sa date) et le logo;
• Banquier : Transférer le rôle à un membre actif qui a un compte; vous devenez membre;
• Catégories : renommer, réordonner, désactiver ou ajouter des catégories de dépenses et de revenus;
• Liens de partage : Créer un lien donne un lien secret vers une page en lecture seule, sans compte, qui montre les soldes, les membres, les événements, les transactions, les frais partagés et le calendrier de l'équipe, mais ni les courriels, ni le Carnet, ni le Parcours. Le lien n'est affiché qu'une fois : copiez-le tout de suite. Révoquer coupe l'accès de toute personne qui le détient.

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1. 1Transférer le rôle de banquier.
2. 2Ajouter un membre : l'invitation part par courriel.
3. 3Créer un lien de partage en lecture seule.