Transactions et pièces justificatives

Repérer une transaction dans la liste

Ouvrez Finances›Transactions. La liste montre les transactions de l’exercice choisi dans Période : la Date, la Description, le Poste, le Compte, la Source, le Montant (les dépenses en négatif) et l’État.

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1. 1Les puces Toutes, Non rapprochées et Sans pièce justificative, avec leur nombre.
2. 2Les listes Tous les comptes, Tous les postes et Toutes les sources, et la zone de recherche.
3. 3Une transaction ajoutée d’office par CurlingPoint (⚡).
4. 4Une transaction annulée reste dans la liste, avec l’état Annulée.

• Non rapprochées garde les transactions confirmées qui ne sont pas encore dans un rapprochement terminé (voir Rapprochement bancaire); Sans pièce justificative, les transactions confirmées qui n’ont aucun fichier joint.
• Les listes Tous les comptes, Tous les postes et Toutes les sources (Ajoutée d’office ⚡, Saisie ou Transfert) et la zone de recherche (Tiers, description, montant) se combinent. « N sur M affichées » indique combien de lignes restent.
• Une transaction ⚡ porte le nom de la personne qui a payé, mais seulement pour le trésorier et le gestionnaire; le conseil d’administration ne le voit pas.

Saisir une dépense ou un revenu

Cliquez sur Nouvelle transaction. Le panneau s’ouvre; choisissez le type Dépense ou Revenu (le type ne change plus après l’enregistrement), puis remplissez les champs.

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1. 1Le type : Dépense, Revenu ou Transfert.
2. 2Le Montant, taxes comprises.
3. 3Le Poste et le Compte.
4. 4Le champ Taxes et son calcul, pour un club inscrit.

• Date, Montant (le total payé ou reçu, taxes comprises, d’au moins 0,01 $), Poste et Compte sont obligatoires. Le compte proposé est celui qui reçoit les paiements ⚡.
• Tiers (facultatif) : le fournisseur ou le client. Les tiers déjà utilisés sont proposés; si le poste n’est pas encore choisi, un tiers connu reprend son dernier poste et son dernier mode de paiement.
• Mode de paiement (Prélèvement automatique, Chèque, Virement, Virement Interac, Carte, Comptant ou Autre), N° de chèque ou référence et Description sont facultatifs.
• Taxes : seulement quand le club est inscrit à la TPS et à la TVQ (TPS et TVQ). Le Montant est toujours le total, taxes comprises. Choisissez TPS et TVQ incluses (calculées) (CurlingPoint sépare les taxes du montant, aux taux de la plateforme), Aucune taxe, ou Montants saisis à la main pour recopier la TPS et la TVQ d’une facture. Le choix de départ suit la case Taxable par défaut du poste. Le champ n’existe ni pour un transfert ni pour le poste de remise de taxes.

Cliquez sur Enregistrer. Le message « Transaction enregistrée. » s’affiche et la ligne apparaît dans la liste.

Saisir un transfert entre deux comptes

Choisissez le type Transfert : le panneau demande la Date, le Montant, Du compte et Vers le compte, plus une Description facultative. Un transfert n’a ni poste ni taxes : il déplace de l’argent entre deux comptes sans changer les revenus ni les dépenses. La liste l’affiche « ⇄ 5 000,00 $ », et il paraît dans le rapprochement des deux comptes.

Joindre des pièces justificatives

Une pièce justificative est la facture ou le reçu qui prouve la transaction. Dans la section Pièces justificatives du panneau, cliquez sur Ajouter une photo ou un PDF.

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1. 1Le fichier joint, avec sa taille.
2. 2Ouvrir télécharge le fichier; Retirer l’efface.
3. 3Ajouter une photo ou un PDF.

• Une transaction accepte 5 fichiers au plus, de 10 Mo chacun : PDF, JPEG ou PNG. Une photo est réduite dans votre navigateur avant l’envoi (2 000 pixels au plus, convertie en JPEG).
• Dans une nouvelle transaction, les fichiers choisis portent la mention « à envoyer à l’enregistrement » et partent avec Enregistrer; dans une transaction existante, ils partent tout de suite.
• Retirer demande une confirmation, puis efface le fichier.
• Les pièces comptent dans le stockage du club, partagé avec les images du site (jauge dans Finances›Réglages, carte Pièces justificatives) : quand il est plein, la console répond « Le stockage du club est plein. ». Elles ne sont jamais publiques : seules les personnes qui ont accès aux finances les ouvrent, conseil d’administration compris.
• Une transaction annulée ou dans un exercice clôturé ne reçoit ni ne perd de pièce.
• Si le bouton est absent et que le panneau indique « Pièces justificatives bientôt offertes. », le stockage des fichiers n’est pas lié à la plateforme : la transaction s’enregistre sans pièce.

Prévoir une dépense qui revient chaque mois

Pour une dépense, cochez Dépense qui revient chaque mois (facture d’électricité, prélèvement mensuel). Chaque mois, la première fois qu’un trésorier ou un gestionnaire ouvre la liste de l’écran Transactions, CurlingPoint prépare un brouillon pour le mois en cours : une ligne À confirmer, avec le même jour du mois (le dernier jour du mois si ce jour n’existe pas), le même montant, le même tiers, le même poste, le même compte, le même mode de paiement et les mêmes taxes.

Ouvrez-la : le panneau s’intitule Brouillon à confirmer. Corrigez le montant d’après la vraie facture, puis cliquez sur Confirmer la transaction, ou sur Ignorer ce brouillon. Un brouillon ne compte dans aucun total tant qu’il n’est pas confirmé. Ignoré, il est remplacé par un nouveau brouillon le mois suivant; pour que la dépense ne revienne plus, décochez Dépense qui revient chaque mois avant de l’ignorer. Annuler une dépense confirmée de la série arrête aussi les brouillons suivants.

Corriger ou annuler une transaction

Cliquez sur le nom d’une ligne pour ouvrir son panneau, modifiez les champs, puis cliquez sur Enregistrer. Le bas du panneau liste l’Historique de la transaction (création, modifications, annulation), et les changements sont inscrits au Journal du club.

Une transaction ne s’efface jamais : on l’annule. Dans le panneau, cliquez sur Annuler la transaction, saisissez le Motif de l’annulation (obligatoire, 300 caractères au plus), puis confirmez : la console répond « Transaction annulée. ». La transaction reste au registre, marquée Annulée, avec son motif; elle ne compte plus dans aucun total.

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1. 1Le Motif de l’annulation : il reste au registre avec la transaction.

Savoir pourquoi une transaction ne se modifie pas

Quand un panneau s’ouvre en lecture seule, un avis en haut explique pourquoi :

Les transactions ⚡ naissent d’elles-mêmes : chaque paiement d’adhésion ou de casier crée sa ligne. Si le paiement est modifié ou retiré à sa source, CurlingPoint annule la ligne (« Source modifiée » ou « Paiement retiré à la source ») et en crée une nouvelle au besoin. Une ligne verrouillée est laissée telle quelle, et la vue d’ensemble le signale dans À faire.