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Rapprochement bancaire
The guide is in French for now. The English version is coming soon.
Faites concorder les transactions du club avec le relevé de la banque, mois après mois : saisissez le solde du relevé, cochez ce qui y paraît, comblez l’écart et verrouillez le mois.
Avant de commencer
- L’option Finances du club est active et vos transactions du mois sont saisies (voir Transactions et pièces justificatives).
- Le relevé de la banque du mois est sous la main : vous aurez besoin de sa date et de son solde final.
- Les « livres » du club sont les transactions saisies dans CurlingPoint : le rapprochement les compare au relevé de la banque.
- Seuls le Trésorier et le Gestionnaire du site rapprochent un compte. Le Conseil d’administration lit l’écran, sans bouton d’écriture.
- Seul un compte non archivé dont la case Rapprochement mensuel est cochée (dans Finances›Réglages) est offert ici.
Étapes
Choisir le compte
Ouvrez Finances›Rapprochement. Quand le club a plus d’un compte à rapprocher, la liste Compte permet de passer de l’un à l’autre. Chaque compte a son propre rapprochement : un seul peut être en cours à la fois par compte.
Sans compte à rapprocher, l’écran affiche « Aucun compte à rapprocher. Ajoutez-en un dans les Réglages. »
Commencer un rapprochement
Quand aucun rapprochement n’est en cours, la carte Nouveau rapprochement rappelle le dernier rapprochement du compte (« Dernier rapprochement : relevé du … , solde … ») ou, pour un premier rapprochement, le solde d’ouverture du compte (« Premier rapprochement. Solde d’ouverture du compte : … »).
- 1Le compte à rapprocher.
- 2La Date du relevé : proposée à la fin du mois précédent, jamais dans le futur.
- 3Le Solde du relevé, lu sur le relevé de la banque.
- 4Le bouton Commencer le rapprochement.
- Vérifiez la Date du relevé : elle est proposée à la fin du mois précédent, ou à aujourd’hui quand ce mois est déjà rapproché. Elle ne peut pas être dans le futur et doit être postérieure à la date du dernier rapprochement terminé du compte.
- Saisissez le Solde du relevé tel qu’il est au relevé de la banque. Pour un solde négatif, commencez par le signe moins.
- Cliquez sur Commencer le rapprochement.
Le solde se saisit à la main : l’écran ne lit aucun fichier de relevé.
Cocher les transactions qui paraissent au relevé
L’écran liste les transactions confirmées du compte, datées au plus du jour du relevé, qui ne sont pas déjà dans un rapprochement terminé. Cochez, dans la première colonne, la case de chaque transaction que vous retrouvez sur le relevé de la banque. La case de l’en-tête de cette colonne coche ou décoche toute la liste d’un coup. Chaque case est enregistrée à l’instant même, et les montants du haut sont recalculés.
- 1Le Solde du relevé que vous avez saisi; Modifier le relevé change sa date ou son montant.
- 2Le Solde des transactions cochées : le solde du dernier rapprochement plus l’effet des transactions cochées.
- 3L’Écart entre le relevé et vos livres. À 0, le rapprochement peut se terminer.
- 4La colonne des cases : cochez ce qui paraît au relevé. La case de l’en-tête coche toute la liste.
- 5En circulation : une transaction non cochée, datée de plus de 20 jours avant le relevé, par exemple un chèque pas encore encaissé.
- 6Terminer le rapprochement reste grisé tant que l’écart n’est pas 0.
- Une transaction non cochée reste ouverte pour le prochain relevé (par exemple un chèque pas encore encaissé).
- Deux tris sont offerts : Non cochées d’abord et Par date.
- Un transfert paraît dans le rapprochement de chacun de ses deux comptes : il diminue le compte d’origine et augmente le compte de destination.
- La carte Calcul, plus bas, détaille le calcul : le solde au dernier rapprochement (ou le solde d’ouverture du compte), plus les transactions cochées, donne le solde des transactions cochées, que l’on compare au solde du relevé.
Combler l’écart
Un écart signifie que le relevé et vos livres ne disent pas la même chose. Cherchez d’abord une transaction oubliée, ou cochée par erreur. Quand le relevé montre un virement reçu ou des frais qui ne sont pas aux livres, cliquez sur Ajouter une transaction : le panneau de saisie des transactions s’ouvre avec le compte déjà fixé, la date limitée au jour du relevé, et la nouvelle transaction est déjà cochée quand vous l’enregistrez.
Si vous vous êtes trompé de date ou de solde, cliquez sur Modifier le relevé. La nouvelle date ne peut pas précéder une transaction déjà cochée.
Terminer le rapprochement
Quand l’Écart est à 0, le message « Le relevé et les livres concordent. » s’affiche et le bouton Terminer le rapprochement s’active. Cliquez dessus, puis confirmez : la fenêtre indique combien de transactions cochées seront verrouillées.
Attention : Un rapprochement terminé verrouille ses transactions cochées : plus de modification ni d’annulation sans que le gestionnaire du site rouvre le rapprochement.
Le rapprochement terminé rejoint la carte Rapprochements terminés (date du relevé, solde du relevé, date de fin), l’export Rapprochements de l’écran États financiers et la date « rapproché au … » affichée sous le compte dans la vue d’ensemble. Le compte quitte la liste À faire de la vue d’ensemble quand le relevé terminé couvre la fin du mois précédent.
Rouvrir un rapprochement
Le gestionnaire du site peut cliquer sur Rouvrir, à droite de la première ligne de Rapprochements terminés, puis confirmer. Le rapprochement redevient « en cours » et ses transactions se modifient de nouveau; l’action est inscrite au Journal du club.
- Seul le dernier rapprochement terminé du compte se rouvre.
- Le bouton n’est offert que si le compte n’a aucun rapprochement en cours.
- Il est refusé si l’exercice des transactions concernées est clôturé.