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Courriels aux membres
The guide is in French for now. The English version is coming soon.
Envoyez un courriel à vos membres actifs, aux inscriptions en attente ou aux anciens membres, choisissez l'adresse de réponse et suivez l'envoi message par message.
Avant de commencer
- Le module Messages aux membres est actif pour votre club (le gestionnaire du site le vérifie dans l'écran Club›Modules). Sans lui, l'entrée Messages n'apparaît pas dans le groupe Membres.
- Le Trésorier et le Gestionnaire du site écrivent aux membres.
- Les destinataires sont choisis d'après leurs adhésions de la saison courante (sauf pour les anciens membres) et les adresses courriel de leurs fiches.
Étapes
Ouvrir l'écran Messages
Ouvrez Membres›Messages. L'écran contient trois cartes : Nouveau message aux membres, Adresse de réponse et Messages envoyés.
Si la carte du nouveau message affiche « L’envoi de courriels n’est pas encore activé pour les clubs. La rédaction reste possible. », le bouton Envoyer… n'est pas offert : l'envoi n'est pas en service pour les clubs.
Régler l'adresse de réponse
Vos messages partent toujours de l'adresse de votre club sur clubs.curlingpoint.ca, avec le nom du club comme expéditeur. Tant qu'aucune adresse de réponse n'est confirmée, vos messages n'en portent aucune : confirmez-en une pour que les réponses de vos membres arrivent chez vous.
- Dans la carte Adresse de réponse, saisissez le Courriel de réponse.
- Cliquez sur Envoyer le lien de confirmation. Un courriel est envoyé à cette adresse seulement.
- Ouvrez le lien reçu (il est valable sept jours) puis cliquez sur Confirmer l’adresse. Le courriel porte le sujet « Confirmez l’adresse de réponse de » suivi du nom de votre club.
L'écran indique l'état de l'adresse : « Adresse confirmée. », « En attente de confirmation : ouvrez le lien reçu à cette adresse. » ou « Aucune adresse de réponse. ». Chaque clic sur Envoyer le lien de confirmation, même pour l'adresse déjà confirmée, remet l'adresse « En attente de confirmation » : tant qu'elle n'est pas confirmée de nouveau, vos messages partent sans adresse de réponse.
- 1Le Courriel de réponse reçoit les réponses de vos membres.
- 2Le lien de confirmation est envoyé à cette adresse.
Choisir les destinataires et la catégorie
Dans la carte Nouveau message aux membres :
- Choisissez les Destinataires : Tous les membres actifs, Inscriptions en attente (adhésions En attente ou Liste d'attente) ou Anciens membres (une adhésion au statut Ancien, dans n'importe quelle saison, et aucune adhésion Actif cette saison).
- Choisissez la Catégorie : - Service (horaire, changement, adhésion, paiement) : pour ce qui concerne l'adhésion. Ce message est envoyé même aux personnes qui se sont désabonnées des nouvelles. - Nouvelles du club (désabonnement en un clic) : le message respecte les désabonnements.
Le compteur sous la catégorie indique le nombre de destinataires et ce qui reste d'envois pour les 24 dernières heures : « N destinataire(s). Reste N envoi(s) aujourd’hui (24 h glissantes). » Une personne n'est comptée que si sa fiche a un courriel, si cette adresse n'a pas été retirée à la suite d'un rebond ou d'une plainte, et, pour les nouvelles du club, si elle ne s'est pas désabonnée.
Écrire le message
- Saisissez le Sujet (200 caractères au plus).
- Saisissez le Message en texte simple (8 000 caractères au plus). Séparez les paragraphes par une ligne vide.
Chaque destinataire reçoit son propre courriel, sans copie cachée aux autres. Si la fiche d'un destinataire est liée à un compte CurlingPoint, le message apparaît aussi dans le centre de notifications de l'application CurlingPoint de cette personne, selon ses préférences de notification. Une salutation « Bonjour » suivie du prénom est ajoutée au début, et le nom du club (avec son adresse et son téléphone, s'ils sont renseignés) s'ajoute au bas du message. Pour une « Nouvelle », le bas du message contient le lien « Se désabonner des nouvelles du club »; pour un message « Service », il rappelle que le message concerne l'adhésion au club.
- 1Destinataires : le groupe qui recevra le message.
- 2Catégorie : Service ou Nouvelles du club.
- 3Le compteur donne le nombre de destinataires et le nombre d'envois restants.
- 4Envoyer… demande d'abord une confirmation.
Envoyer
- Cliquez sur Envoyer…. Si le sujet ou le message est vide, la console vous le dit.
- Le bouton devient Confirmer l’envoi à N destinataire(s) : cliquez dessus pour lancer l'envoi.
- Laissez la page ouverte. Le texte « Envoi en cours : N envoyés, N en échec, N restants… » se met à jour, puis « Envoi terminé : N envoyés, N en échec. ».
Si l'envoi dépasserait le plafond d'envois des dernières 24 heures (réglage de CurlingPoint, appliqué à chaque club), la console le refuse (« Le plafond d’envois des dernières 24 heures serait dépassé. »). Un groupe sans destinataire est aussi refusé (« Aucun destinataire dans ce groupe. »).
Suivre les envois
La carte Messages envoyés liste les 50 derniers messages : la date, le sujet, la catégorie, le groupe de destinataires (colonne Destinataires) et l'Envoi (« 3 / 4 envoyés, 0 simulés, 1 en échec »). Le nombre de messages « simulés » ne sert qu'aux clubs d'essai, où un courriel adressé à une personne sans compte CurlingPoint ne part pas; pour un club réel, il reste à 0.
- Si vous avez fermé la page avant la fin, Reprendre l’envoi envoie les courriels restants.
- S'il y a des échecs, Réessayer les échecs remet ces courriels en file et les renvoie, ainsi que les courriels restants s'il y en a.
Quand un envoi à une adresse provoque un rebond ou une plainte, cette adresse est retirée des envois suivants : elle n'est plus comptée parmi les destinataires. Une personne qui clique sur « Se désabonner des nouvelles du club » doit confirmer sur une page du site du club (« Me désabonner ») : elle ne reçoit plus les messages de catégorie « Nouvelle », mais continue de recevoir ceux de catégorie « Service ».
- 1L'état de l'envoi : envoyés, simulés et en échec.
- 2Réessayer les échecs (ou Reprendre l’envoi) renvoie les courriels qui n'ont pas pu partir.